【#00073】テレワークー便利なサービス紹介


【#00073】テレワークー便利なサービス紹介


新型コロナの影響でテレワーク関連の情報提供を

求めれらることが多くなりました。

 

 中小企業の事例の中で

便利そうと思われる商品・サービスを紹介します。

 

今日は、「令和2年度テレワーク先駆者百選事例」から

東京都の従業員8名の情報処理サービス会社で

 活用しているサービスを紹介します。

 


クラウド電話サービス

外出先から会社宛の電話を着発信できるサービスです。

 テレワークとはいえ、会社への問い合わせの受け答えに

電話当番は出勤という会社もあるかもしれません。

 

スマホにアプリを入れることで

会社の代表番号宛の電話をスマホで受けることができます。

 スマホから会社の代表電話番号で発信できます。

 

会社支給のスマホがなくても

個人のスマホにアプリをいれるだけで

私用と会社用に使い分けができます。

 

これはテレワーク専用のサービスではなく

従来のビジネス電話に必須だった交換機「PBX」を

クラウド化したサービスです。

 

会社内の内線電話としてスマホを使ったり

外出先の営業マンに会社の電話から

 転送するサービスもあります。

 


会議のオンライン化

ズームやMicrosoft Teamsを使ったオンライン会議です。

 

ポイントは

自宅からの発信は「音声」のみとしていること。

 

スペースの関係や家族もいる中で

きちんと机に向かって参加することも難しいので

音声だけの参加を認めるのは有効と思います。

 

もう一つ、私が期待するのは

資料のシンプル化、コンパクト化です。

 

長年続く営業会議や役員会議で

実績の数字など細かい資料を毎回配布していた

会社も多いと思います。

 

当たり前のように続けていた

分厚い資料の作成やコピーを

この機会に見直していただければ

業務効率化とコスト削減につながります。

 

本当に必要な数字や情報に絞って会議資料を作る

「トヨタ式 紙一枚の書類作成」のように

企画書、報告書、議事録を

全てA4もしくはA3の書式に統一するなど

情報を伝えるスキル向上や業務効率化をめざして

 チャレンジされてはいかがでしょうか?

 


オンライン勤怠管理

テレワークだからといって

自由な時間に働いていいというわけではありません。

 

勤務時間内で効率よく働くことと

勤務時間の記録をすることが求められています。

 

働き方改革関連法で

2020年から中小企業も

勤務時間の適正把握が義務となりました。

 

テレワークに関係なく

業務効率化として

取り入れることをお勧めします。

 

テレワークの勤怠管理が難しいからと言って

細かい業務報告書を作らせたり

常時、オンライン会議室テムを稼働して

働き方をチェックしたり

テレワークで管理の仕事を増やすのは

本末転倒ですね。

 

スマホやPCを使ったオンライン勤怠管理システムは

勤務時間を集計し、給与ソフトと連動させたり

時間外勤務や有休取得管理まで

できるものもあります。

 

コストはかかりますが

人手に頼ることなく

管理業務の効率化を進めるきっかけとして

 

いただければと思います。

 


オススメ便利機能

私自身は一人株式会社ですが

前から使っていて便利なのは、

 

会社の代表電話(050-)をスマホから

受発信できるシステムと

スマホでfaxの受信ができるFax受発信システムです。

 

NTT Communications [050 plus]

https://www.ntt.com/personal/services/phone/ip/050plus.html

 

インターネットFAXメッセージサービス

https://www.messageplus.jp