【#00072】すぐ取り組めるテレワーク

今週は月曜日に2時間ほどクライアントを訪問した以外は

すべてオンラインでの支援や会議、研修となりました。

 

緊急事態宣言が解除になったとしても

従来のように制限なく外出できるには

まだ時間がかかりそうです。

 

テレワークの導入についても

コロナ対策だけではなく

長期的な働きやすく

生産性の高い企業であるために

短期と中長期で導入を検討することをお勧めしています。

 

 

ここでは

私の支援先である中小規模の会社での

取り組みについてご紹介します。

 

 

事例をさがす

まず、最初にお勧めするのは

事例を探すことです。

 

テレワーク補助金が使える

「テレワーク導入支援キャンペーン」で

様々なテレワーク機器・サービス提供会社が

多数あります。

 

しかし

もともと積極的にIT設備投資をしていた会社でなければ

いきなり自社の規模と働き方に最適な

テレワーク導入機器を選ぶのは至難の技です。

 

なんとなく進められるままに

自社の規模に見合わない高額投資をしてしまうと

補助金で初期導入経費がまかなえても

その後の月次の費用が負担になることもあります。

 

 

 

事例集

おすすめなのは

総務省のテレワーク活用事例のような事例集に目を通し

自社に参考になりそうな事例を具体的に知ることです。

https://telework.soumu.go.jp/case-studies

 

業種と規模、地域別にテレワークの導入企業の

事例が1ページ程度にまとめられています。

 

50名以下の企業では

IT関係やデザイン系の小規模事業者の事例が多いのですが

建設業や介護施設の事例もあります。

 

 

比較的導入しやすく使いやすいテレワークについて

3点ご紹介します。

 

 

オンライン会議システム

【オンライン会議システム】

ZOOM(ズーム)に代表される

オンライン会議システムです。

 

自社内の会議だけでなく、

お客様との面談や営業にも使われています。

 

電子カルテやシステム導入や

ソフトウエアのサポートを

オンラインで遠隔操作することもあります。

 

テレビ電話のように

顔を見ながら話ができるだけでなく

「画面共有」機能を使い、プレゼンしたり

商品や仕様を見せながら

お客様の意見を聞いてすぐ

提案書や見積もりを作ることもできます。

 

導入にあたり

マイクやカメラが必要になりますが

ノートパソコンの場合は

内蔵マイクとカメラで十分対応できます。

 

ZOOM

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

Microsoft Teams

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/online-meetings

 

GoogleHangout

https://hangouts.google.com/

 

 

クラウドでデータを共有

小規模の会社や個人でも使いやすいのは

クラウド上に共有のデータ保存スペースを持つことです。

 

個人のパソコンに社内データを保存せず

すべて共有ホルダーに部署や業務ごとにファイル分類

して保存します。

 

社内メールで資料をやりとりする手間がなく

常に最新のデータを共有できます。

外部やスマホからでもデータを確認したり

メールに添付することもできます。

 

導入にあたっては

書類の整理整頓のルールを決めること

閲覧・編集の権限を決めておくこと

バックアップ体制を取ること。

 

費用は、保存容量によって異なります。

持ち主のない無駄なデータが長期間埋もれることのないように

整理整頓が大事です。

 

DropBox

https://www.dropbox.com/ja/features

 

OneDrive

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

 

Google Drive

https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

 

 

 

SNSで報連相

毎日の社内連絡で、メールや日報、

日々の雑談・情報交換の目的で

SNSの活用が進んでいます。

 

テレワークでなくても

普段のコミュニケーションの手段としても有効です。

 

社内全体や部課単位で、日報や連絡事項など

気がついたことや写真、共有したい情報を

効率的に集約することができます。

 

複数のグループを設けることができるので

掲示板のようにパートさんを含む社員全体への

お知らせや情報交換に使えます。

 

日報を書くために帰社していた営業職が

SNS日報に変えると

時間外勤務やガソリン代の削減になります。

 

社内資料をスマホで配信することで

印刷の費用と時間を削減した会社もあります。

 

検索機能を使い

過去の日報や資料を参照することもできます。

 

テレワークでは

社内での雑談での情報共有の機会が減っています。

 

電話やメールをかけるほどでないけど

耳に入れておきたいお知らせなど

気軽に使える点も社内コミュニケーションとして

活用できます。

 

専用ソフトもありますが

複数店舗を持つ美容院で

Lineグループを使い

夕礼報告をしている例もあります。

 

気軽に導入できる反面

こちらも使用目的やグループ構成の

ルールを決めて運用しないと

逆にコミュニケーション活性化を妨げる

場合もあります。

 

 

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Chatworks

https://go.chatwork.com/ja/

 

Talknote

https://talknote.com/case/

 

 

まとめ

紹介されている事例は

コロナ対策後ではなく、

平成28年頃からの取り組みの紹介です。

 

テレワークを導入することで

子育て中や介護でフルタイム働けない社員でも

効率よく時間を使い無理なく無駄なく働く

 働き方改革にもなっています。